Claves y herramientas para trabajar en remoto: casos de éxito

ALICANTE. Las empresas se han visto abocadas al teletrabajo para poder seguir funcionando durante la crisis sanitaria que ha traído el coronavirus. Hay firmas para las que el teletrabajo es un viejo conocido y no supone un gran obstáculo, sino más bien un aliado. No obstante, para muchas pymes, el trabajo a distancia por obligación les ha pillado sin una adecuada infraestructura. En este mundo hay casos de éxito que pueden hacer la labor a distancia más fácil. 

Por ejemplo, desde SeedRocket entrevistaron recientemente a Ariel Camús, cofundador de TuristEye y fundador y CEO de Microverse. Así, dieron claves y herramientas y consejos para gestionar un equipo en remoto sin bajar la productividad. 

Consejos desde Microverse

Según exponen desde SeedRocket, algunas de las recomendaciones de Microverse son: "tener confianza en las personas de tu equipo y en su autonomía". Otra de las claves es "minimizar los consensos para definir tareas y los responsables últimos de cada proceso". Además, calendarizar reuniones y añadir un guion de temas es esencial para no perder tiempo. 

Además, sobre herramientas útiles que usan en la firma, destacan Zoom para generar vídeos y textos. Para la documentación de procesos, herramientas, y cuestiones clave del negocio y del trabajo de cada equipo, recomiendan usar Notion, un espacio de trabajo todo en uno. Una herramienta para escribir, planear, colaborar y organizar. 

También aconsejan usar Twist para crear hilos y tener comunicación abierta. Es una aplicación para el trabajo en equipo "libre de distracciones". Las conversaciones se mantienen organizadas y centradas en un mismo asunto.

En cuanto a la comunicación, desde Microverse aseguran que "a veces en lugar de escribir un mensaje de texto lo ideal es grabar un mensaje de video, con el cual se puede explicar algo o dar feedback de manera más directa y eficiente". Una de las herramientas recomendadas es la extensión de Google Chrome, Loom. Y, además, recomiendan organizar reuniones no relacionadas directamente con el trabajo, ya que son una buena forma de generar equipo.

Desde SeedRocket, además, han lanzado la iniciativa SeedRocket Startup Homeschool – #YoEmprendoEnCasa, con la que quieren seguir ofreciendo su apoyo al ecosistema y los emprendedores, que se enfrentan a un reto que marcará un antes y un después en la vida personal y laboral. Son sesiones online con mentores de SeedRocket y otras personas referentes del ecosistema, que ponen a disposición de los asistentes virtuales sus conocimientos sobre distintas áreas de negocio y otros temas fundamentales a la hora de emprender.

Consejos desde Actiu

Además, desde Actiu, también dan claves para mantener al equipo unido en la distancia y para crear una oficina desde casa cómoda y eficiente. Aconsejan que "es imprescindible seguir siendo un equipo, a pesar de la distancia" y señalan que, "lograrlo depende de tres claves: comunicación, previsión y tecnología".

En cuanto a la comunicación afirman que "es importante contar con herramientas virtuales que nos permitan estar permanentemente en contacto con todos los compañeros. Pero no sólo a través de emails o chats. Poder ver al compañero, dialogar cara a cara es fundamental. Por eso se vuelven imprescindibles las videoconferencias conjuntas". 

Sobre tecnología recomiendan "desde bases de datos en red sincronizadas, como pueda ser Box, a aplicaciones orientadas a la planificación y organización de tareas como Monday, Trello y Asana que permiten a todo el equipo compartir proyectos, objetivos y plazos".

Y la previsión y la planificación son cruciales. "Para poder implementar un sistema de trabajo colaborativo en red, debe establecerse una planificación clara con una serie de rutinas diarias durante la jornada laboral, con los plazos, participantes y objetivos de cada tarea y cada proyecto".

Además, para conseguir que esa nueva manera de trabajar sea productiva y, sobre todo, confortable, es importante planificar con cuidado cómo será el home office, el espacio profesional dentro del hogar. El lugar idóneo es preferible que esté lejos de televisores y zonas de tránsito. Desde Actiu puntualizan que "debe tenerse muy en cuenta el nivel de luz natural que recibe esa zona y, además, debe procurarse que cuente con una buena fuente de luz artificial, además de las conexiones eléctricas necesarias". Así, señalan que hay que elegir una silla ergonómica y una mesa a la altura recomendada y pensar en el tipo de almacenaje necesario para albergar todos los elementos del trabajo diario, ya sean documentos o material de oficina.