La Ley 11/2023, de 8 de mayo, de Digitalización de Actuaciones Notariales y Registrales y Otros Contenidos traspone, entre otras, la denominada Directiva de Digitalización de Sociedades o Directiva de Herramientas Digitales, que permite la firma de documentos notariales en línea, a través de videoconferencia.
Entre los documentos notariales que pueden firmarse por esta vía destaca la constitución de una sociedad limitada por un cauce íntegramente en línea, es decir, sin comparecencia física de los socios constituyentes ante el Notario autorizante de la escritura de constitución. La comparecencia física se sustituye por una presencia por videoconferencia, es decir, a distancia, que deberá efectuarse necesariamente a través de la Sede Electrónica Notarial, que es única a nivel nacional y que está integrada en el Consejo General del Notariado, mediante el sistema habilitado a través del llamado Portal Notarial del Ciudadano (PNC), que es la vía de acceso para los particulares a la Sede Electrónica Notarial.
Las líneas esenciales sobre los que se apoya la norma son las siguientes:
1.- La Directiva es de mínimos.
2.- Se extiende este procedimiento íntegramente en línea a todo el ciclo vital de la sociedad.
3.- El procedimiento íntegramente en línea se extiende, también, al registro de sucursales. La Directiva contempla que sea posible abrir y registrar una sucursal en otro Estado miembro de manera enteramente telemática, por medio del sistema BRIS.
4.- La Directiva introduce disposiciones que afectan al sistema de publicidad registral, al funcionamiento de los Registros Mercantiles y al coste del servicio prestado.
El artículo 34 de dicha Ley modifica la Ley del Notariado para:
1.- Regular un protocolo electrónico que refleje las matrices de los instrumentos públicos.
2.- Generar la posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las Administraciones Públicas.
3.- Abrir la Sede Electrónica Notarial, creada por los Notarios en 2004, a los ciudadanos y a las empresas, al objeto de otorgar ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica.
4.- Regular la copia electrónica, su solicitud y expedición.
5.- Permitir el otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica.
6.- Disposiciones en materia de seguridad de archivos.
Por lo que se refiere a los instrumentos a otorgar por videoconferencia, son casos tasados, pero que pueden ampliarse reglamentariamente, siendo actualmente los instrumentos autorizados para otorgarse por videoconferencia los siguientes:
a) Las pólizas mercantiles.
b) La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como otros actos societarios siempre que, de tener aportaciones, sean dinerarias.
c) Los poderes de representación procesal o ante las Administraciones Públicas, los electorales y para actos concretos. No cabe para los generales o para los preventivos.
d) La revocación de poderes, excepto los “generales preventivos”
e) Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
f) Las actas de Junta General y las de Referencia, en sentido estricto.
g) Los testimonios de legitimación de firmas.
h) Los testamentos, mientras haya confinamiento por epidemia.
i) Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
j) La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física.
Para otorgar dichos instrumentos públicos, los interesados podrán comparecer electrónicamente en la Sede Electrónica Notarial, identificándose conforme al artículo 9 de la Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, debiendo proporcionar su teléfono, correo electrónico y, en su caso, su representación. Si no tuviera firma electrónica, se le dotará gratuitamente de ella para el otorgamiento.
Podrán ejercer su derecho a la elección de notario con arreglo a la legislación aplicable
La Sede Electrónica Notarial deberá permitir la apreciación de su capacidad jurídica, asegurando la inmediación electrónica.
El notario verificará la documentación remitida para su identificación por el otorgante y archivará copia electrónica, solo si lo exige la legislación de prevención de blanqueo y terrorismo.
Durante el acto del otorgamiento, el notario habrá de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido.
El notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada.
Desde un punto de vista práctico, ya he llevado a cabo el otorgamiento por videoconferencia de un instrumento mercantil, a satisfacción plena de todos los intervinientes.
Francisco José Tornel López es notario de Tornel Notarios Asociados y es miembro del Foro de Debate Económico Germán Bernácer