Haya Real Estate se ha apoyado en Fullstep para digitalizar los procesos de gestión de riesgos de proveedores y facturas, y asíd optimizar los sistemas de control
VALÈNCIA. Aumentar la transparencia, mejorar la eficiencia, la gestión interna y la relación con los proveedores y simplificar los procesos. Estas eran las metas que se marcó hace dos años Haya Real Estate, empresa de referencia en el mercado español de gestión del crédito promotor y de activos inmobiliarios, ante el crecimiento exponencial que estaba experimentando, desde su creación en octubre de 2013. Actualmente la compañía tiene aproximadamente 40.000 millones de euros bajo gestión, y cuenta con una oferta de servicios integral, que incluye la promoción de suelo, la gestión de alquileres y el asesoramiento, intermediación y titulización de activos inmobiliarios. Entre sus principales clientes se encuentran Bankia, Cajamar, Sareb y Liberbank.
Para ello consideraron que lo más eficiente era apoyarse en una herramienta informática que permitiera coordinar la gestión de proveedores y mejorar la transparencia y el control. En Fullstep encontraron el partner perfecto para cubrir sus necesidades, ya que esta consultora ofrece soluciones que contribuyen a mejorar la eficiencia y competitividad de las empresas a través de una combinación de tecnología, conocimiento y gestión de alto valor añadido que aporta un mayor control, trazabilidad y ahorro de costes, así como en una minimización de riesgos con los proveedores.
Con esta unión han desarrollado un portal de proveedores vía web, que permite coordinar la gestión de los proveedores de Haya Real Estate de manera centralizada. Una adecuada gestión de proveedores es vital para las empresas, por el impacto que tiene en sus cuentas y en su imagen. Y en la actual era tecnológica es imprescindible que cuenten con un sistema eficaz y digital que ayude a incrementar el control y a la vez reduzca los costes. “Este portal de proveedores nos permite gestionar centralizadamente los contratos de los proveedores, su homologación y el tratamiento del proceso de facturación. Se trata de conseguir la mejor estructura para dar un servicio excelente tanto a Haya RE como a nuestros clientes. Es una de las piezas en las que estamos trabajando para la función de compras y gestión de proveedores, que se enmarca dentro del plan de transformación que se ha puesto en marcha de forma trasversal en la compañía”, apunta Pablo Badía, director de Compras y Gestión de Proveedores de Haya Real Estate.
Agustín Ull, director de Consultoría e Implantación de Fullstep, explica que es una herramienta pensada por compradores para compradores, desarrollada para mejorar el área de Compras desde el punto de vista operativo y organizativo. “Su diseño modular permite dar respuesta a las necesidades actuales de la empresa y acompañarles en la optimización y mejora de su función de compras”. La plataforma Fullstep ofrece una cobertura integral del ciclo del gasto: Gestión de proveedores, Compras, Contratos, Aprovisionamiento, Facturas y Análisis/Optimización. En Haya Real Estate se han implantado los módulos que cubren las funcionalidades de Homologación de Proveedores, Contratos y Facturas, “todo ello realizado con unos criterios definidos por Haya Real Estate y sus clientes, que abarcan desde la digitalización de los datos más relevantes de los contratos vigentes (incluyendo las alertas de control), hasta la configuración de las distintas tipologías de facturas que se gestionan, para tener una relación más profesional”.
Así las ventajas que se han conseguido son múltiples, tanto para Haya Real Estate como para sus proveedores y clientes. La compañía ha conseguido incrementar su eficiencia y productividad, además de un importante ahorro de costes, lo que se traduce en una mejora de su competitividad. “Solo el hecho de haber centralizado en un punto único la entrada de facturas (y de manera digital), aporta un gran control y previsión de pagos al área Financiera”, señala Agustín Ull.
Por su parte, los clientes tienen la confianza de que los criterios de homologación de calidad se cumplen con la máxima exigencia, que los contratos firmados con los proveedores para dar servicio están bajo control y en una base de datos con alertas de vencimiento, y que las facturas se registran digitalmente en forma y plazo. Se pasa de trabajar sobre una plantilla Excel a hacerlo con una herramienta automática, accesible y transparente para todos los intervinientes.
Y a los proveedores se les ofrece un canal único de comunicación “con gran transparencia y trazabilidad, más operativo y sencillo para ellos”, según asegura Pablo Badía, en el que la información se remite de manera bidireccional.
Y no menos importante es que se suprime completamente el formato papel. Teniendo en cuenta que el volumen de facturas gestionadas en Haya RE es de 25.000 facturas propias al año y en torno a 70.000 facturas de sus clientes, el ahorro que supone el portal, tanto económico como de impacto medioambiental, es muy significativo.
El balance es muy positivo para ambas compañías, ya que la mejora de gestión conseguida en estos dos años desde que se inició la implantación de la plataforma ha sido muy importante. Tanto Agustín Ull, de Fullstep, como Pablo Badía, de Haya Real Estate, coinciden en destacar las principales mejoras obtenidas: aumento del control de la homologación de los proveedores previsión de la expiración de contratos; disminución de costes, así como una mayor proyección, tanto interna como externa, de la transformación y digitalización que está experimentando Haya Real Estate.
Y el trabajo no se queda aquí. “Aún nos queda mucho camino por recorrer, y esperamos que Fullstep nos pueda seguir acompañando en nuestro crecimiento”, afirma Pablo Badía. De momento, y tras los buenos resultados obtenidos, ambas compañías están trabajando en la actualidad en un módulo de evaluación de proveedores a través del portal para garantizar la calidad, la transparencia y la seguridad de los servicios que Haya Real Estate ofrece a sus clientes. “Fullstep ha tratado de dar solución ante el reto que tenían por delante, con una herramienta consolidada en el mercado para cubrir con éxito las necesidades que surgieron a raíz de su crecimiento y creemos que no se equivocaron al elegirnos”, remarca Agustín Ull.