Como decíamos en el artículo publicado en este mismo diario digital el 1 de diciembre de 2023, está pendiente de aprobación el Reglamento que desarrolla la obligación de utilizar la factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales no siendo por tanto obligatoria hasta ahora.
Mientras tanto, el día 6 de diciembre se publicó el Real Decreto 1007/2023, por el que se aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos y electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación. Mediante orden ministerial se detallarán posteriormente los aspectos técnicos necesarios.
Dada la posible confusión que pueda generar esta situación (a nuestro modo de ver por la falta de coordinación entre los ministerios de Hacienda y Función Pública y el de Asuntos Económicos y Transformación Digital), aclaramos que, no siendo obligatoria la utilización de la factura electrónica todavía para ningún empresario, los que la utilicen deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos establecidos en la citada normativa publicada el 6 de diciembre.
"Aunque el envío de facturas por correo electrónico sin un sistema homologado de verificación no es adecuado, no dejará de realizarse"
Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación deberán ofrecer sus productos adaptados a este reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que se publicará. No obstante, si los han contratado anteriormente deberán estar adaptados antes del 1 de julio de 2025. Dichos sistemas informáticos contendrán una certificación, mediante declaración responsable, de que el sistema cumple con la Ley General Tributaria y este Reglamento, teniendo la consideración de “sistemas de emisión de facturas verificables” o “sistemas VERI*FACTU”.
En todo caso se podrá utilizar un sistema informático que cumpla con los requisitos establecidos o la aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración Tributaria.
Los empresarios que lleven los libros registro a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (sistema SII, para los que hacen la declaración del IVA mensualmente) y los que voluntariamente los lleven a través de “sistemas de emisión de facturas verificables”, de la Agencia Tributaria, se entenderá que cumplen los requisitos técnicos exigidos.
No se aplicará el Reglamento a:
Los que tributen en IVA bajo el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca y los empresarios y profesionales que estén en Recargo de Equivalencia o en el Régimen Simplificado en el que no se calculen sus cuotas en relación a su volumen de ingresos, en lo referente a las operaciones por las cuales no emiten factura sino recibo.
Operaciones de determinadas entregas de energía eléctrica, que se documentan mediante facturas expedidas por el operador, en nombre y por cuenta de las entidades suministradoras de la energía o por la Comisión Nacional de Energía, en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes
Los sistemas informáticos de facturación deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura y deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación y tener capacidad de remitirlos por medios electrónicos a la Administración Tributaria de forma continuada, segura, automática, íntegra y fehaciente. Deberá disociarse el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración Tributaria pueda acceder directamente a la información de los registros de facturación y de eventos (con el que deberá contar el sistema).
Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados. Procederá la generación de un registro de facturación de anulación de facturas.
Los sistemas informáticos deberán añadir una huella o “hash” a los registros de facturación y de anulación y también deberán ser firmados electrónicamente.
El receptor, empresario o particular, podrá informar, voluntariamente, a la Agencia Tributaria de los datos contenidos en el código QR de la factura.
En los casos en que en la factura sea “VERI FACTU” el receptor podrá verificar si la factura ha sido remitida por el emisor a la AEAT.
Bien es cierto que el futuro reglamento que desarrolle la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas, cuyo proyecto se hizo público (a él nos referíamos en nuestro anterior artículo) y la norma que ahora comentamos, obedecen a objetivos distintos: la primera, implantando la obligación de utilizar la factura electrónica, el de “reducir los costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil, además de obtener información fiable, sistemática y ágil de los plazos efectivos de pago, lo que ayudará a reducir la morosidad comercial y a fomentar la digitalización de todas las empresas”; y la segunda, la recientemente aprobada, que lo que fundamentalmente pretende es evitar el llamado “software de doble uso” o “software de ocultación de ventas”. Ambas, una en proyecto y la otra aprobada, contienen requisitos de carácter técnico en cuanto al proceso de creación y utilización de la factura electrónica que ahora hacen que se tenga que mirar ambas normas para ver como se conjugan. A este respecto las futuras órdenes ministeriales que desarrollen ambos reglamentos jugarán un papel fundamental para aclarar su aplicación práctica.
Mientras tanto, hay muchas pequeñas empresas y autónomos que, quizás porque no se puedan permitir la adquisición del software necesario para crear y enviar con garantías las facturas y también por comodidad, están enviando las facturas mediante correo electrónico, siendo éstas creadas previamente con un procesador de textos o una hoja de cálculo y transformadas a un formato digital, normalmente pdf (abreviatura, en Ingles de formato de documento portátil), o cualquier otro de las mismas características, que si bien se supone que son formatos de archivo universales que conservan las fuentes, las imágenes y la maquetación de los documentos originales a partir de los que se ha creado, todos sabemos que son manipulables, pudiéndose modificar en los mismos todo lo que se quiera. También ocurre que los que reciben dichos correos con las facturas de sus proveedores, no siendo un método admitido legalmente, las archivan o imprimen, aceptándolas como correctas y lo que nunca debería hacerse, las pagan mediante transferencia a la cuenta que figura en la misma factura o en el cuerpo del correo.
Están habiendo muchos casos en los que, fraudulentamente, se intercepta el correo enviado por un empresario o profesional en el que se adjunta una o varias facturas en formato digital, de manera que el destinatario lo recibe, incluso en la misma fecha en que realmente se envió, y remitida, aparentemente, con la misma dirección de correo electrónico del proveedor, pero en el que se ha manipulado la factura o el cuerpo del correo para cambiar el número de cuenta indicada para su pago, de manera que la transferencia se realiza a una cuenta de la persona o entidad que realiza o participa en el fraude, que la recibe en lugar del emisor de la factura.
Aunque el envío de facturas por correo electrónico sin la utilización de un sistema homologado de verificación no es adecuado, no dejará de realizarse por algunos empresarios hasta que sea obligatoria la implantación de la factura electrónica y los requisitos de las mismas, y por eso, si se pagan mediante transferencia bancaria, en todos los casos se debería comprobar previamente el IBAN por otros medios. A estos efectos no está de más que se solicite a los proveedores que las envían certificado de titularidad de la cuenta bancaria a la que desean que se les realicen los pagos. Igualmente, para evitar la manipulación de la propia factura, también sería aconsejable que fuese firmada digitalmente y que el receptor la verificara.
Francisco José Pérez Blasco es economista y director-Gerente de CEIF-Consultoría Empresarial. Miembro del Foro de Debate Económico Germán Bernácer