¡No me metas en tu whatsapp! Cómo gestiona el restaurante más cercano el síndrome del multitasking

Pero quizá es que te acabas de instalar WhatsApp Business y todavía piensas inocentemente que podrás desembarazarte del amasijo algorítmico. Con lo cual, con una voluntad práctica, repasaremos qué hace tu restaurante más cercano para no acabar como lo harás tú: sepultado por notificaciones. Cómo hacer llegar el plato hasta la mesa sin descalabrarse por empacho de datos

Vamos a pasearnos por las salas de máquinas de restaurantes que tienen varios satélites gastronómicos que conectar. Cómo se aclaran. Qué herramientas usan. Qué es lo que más sufren. Cómo gestionan el síndrome del multitasking.

La primera parada es para la santísima trinidad que conforman Tastem, Honoo y Kaido. Edu Espejo, al aparato, muestra la caja de cambios: “Se utiliza principalmente WhatsApp para ponerse en contacto con las lonjas y algunos proveedores, y en el resto de casos se emplea el correo electrónico. Tenemos varios equipos pequeños, un equipo por cada restaurante. Cada equipo consta de entre 5 y 8 trabajadores, con un jefe de cocina y otro de sala cada uno. Prácticamente cada cocinero es un jefe de partida, así que no precisamos de gestores de tareas. Sin embargo eso nos obliga a tener un equipo especialmente preparado y competitivo. En el tema de pedidos, los cocineros se ponen de acuerdo el último día de la semana, en nuestro caso el domingo, y se hacen los pedidos para que lleguen a lo largo de la semana siguiente, por el tema del producto japonés. La sala funciona de la misma manera”.

En la órbita que conforman Fierro, Doña Petrona y las terminales de Tándem Gastronómico, una pieza de su mecánica básica es Trello. Debía aparecer, y apareció. “A través de este sistema de tareas Carito Lourenço, que es nuestra persona más organizada, ha conseguido organizar los sistemas”, comenta al hilo Germán Carrizo. “Yo uso Evernote para las ideas y proyectos, Carito es más de notas en el Iphone. Y sobre todo, ¡muchos whatsapp! Ella y yo tenemos en este momento 98 grupos en común. Te pongo un ejemplo: con el panadero Jesús Machi tenemos un grupo donde se pide el pan de Petrona y otro donde el de Fierro”. ¿La clave para no volverse medio majara? “Para mí lo más importante es marcar objetivos, poner fechas de terminación y lo más importante la revisión y control de las tareas. Todos estos gestores son el nuevo pasillo de las oficinas, es práctico y rápido, me permite estar en los sitios aunque esté en otro restaurante o esté de viaje”.

En esta ronda al aparato distributivo de los lugares donde comemos, pronto empiezan a sonar softwares especializados en hostelería. “El Yantar”, comentan los Honrubia (Aragón 58, La Principal, Hocho). “A través de él se hace el control de inventario de bodega y la disposición de las mesas. El resto de la gestión se hace a través de grupos de Whatsapp. Pero los momentos más importantes se resuelven sin apps de por medio: en Hocho, por ejemplo, 15 min antes de cada servicio se hace un briefing y se estudia qué platos hay fuera de carta y todas las reservas de ese servicio: cómo está montada la sala, las necesidades de esos clientes. El objetivo a la hora de gestionar un equipo es conseguir una comunicación directa y fluida y que cada uno sepa su labor”.

Desde el sistema orbital de Ricard Camarena nombran a Happydonia: “más que gestión de tareas, lo que nosotros utilizamos es esta aplicación para gestionar equipos. Es eficaz para la comunicación interna, la gestión y la motivación del equipo. Cada centro de trabajo tiene sus propios grupos donde se hacen las indicaciones pertinentes a las personas correspondientes de cada proyecto. La llevamos utilizando hace como unos tres años; nos permite tener nuestra propia red social interna, ya que están todos los trabajadores de todos los restaurantes. Además de esto, como tú dices, también están los dichosos grupos de WhatsApp, pero estos, en principio, no son oficiales”. ¡Shhh!

Del Canyamelar a Mestalla por ubicuidad, Román Navarro (Anyora, Tonyina, PerTonyina) destripa sus grupos: “El uso inevitable de WhatsApp nos permite comunicarnos los horarios, las incidencias, las quejas, etc. Tenemos uno general donde están todos los componentes del equipo y luego otros para pedidos donde están las personas que realizan esa función. Cuando son cosas más específicas, cambios de carta, acciones especiales (Paquito, Hora del Vermut...) mandamos la info por correo electrónico a cada encargado de área para comunicar y organizar las tareas. Y por Google Drive con los materiales junto al equipo de comunicación. La comunicación interna, sobre todo con varias propuestas en diferentes locales,es quizás, la parte más importante y complicada a la hora de llevar un equipo: ¡Es la gran tarea pendiente!”.

Por lo que más quiere, otro grupo de WhatsApp no. Programa un mail para mañana a las 8AM.