Espacios de encuentro: el futuro de la oficina post pandemia

VALÈNCIA. El control del aforo, la gestión del espacio y el distanciamiento de seguridad son las claves que marcarán los entornos laborales cuando termine la desescalada. El reto es mayor para la grandes empresas, con cientos de empleados obligados a alterar sus rutinas.

En la startup Millas Digitales se dieron cuenta de la oportunidad de negocio que generaba éste cambio y se apresuraron a adaptar su core business a la necesidad de las empresas post covid. De base tecnológica, ésta startup ya venía trabajando con el IoT y la analítica de datos para ayudar a determinados negocios, como la hostelería o grandes almacenes, a optimizar la gestión de los espacios en función del uso o los patrones de comportamiento de los clientes, entre otras variables. Esa tecnología, que ya tenían desarrollada, les sirve ahora para trasladarla como caso de uso a los espacios de trabajo en general.

El Ministerio de Trabajo y Economía publicó el 28 de mayo un código de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) vs. Covid-19 en el que se recogen las pautas y recomendaciones en materia de prevención laboral e incorporación al puesto de trabajo. Todas ellas han sido consideradas por el equipo de Millas Digitales antes de lanzar su solución al mercado con dos focos principales: el distanciamiento y aforo y distribución del espacio.

Para garantizar el distanciamiento social en la oficina han creado una app que funciona con bluetooth de bajo consumo. La aplicación cuenta con un dispositivo de alarma que avisa al usuario cada vez que viola la distancia de seguridad configurada por la empresa, mínimo un metro. Pero, además, haciendo uso de tecnología blockchain, registra el recorrido del empleado o el visitante permitiendo así la trazabilidad de esa persona y la identificación de las que entran en contacto con ella en caso de contagio de coronavirus. 

En lo que respecta al servicio correspondiente a la gestión del espacio, ofrecen una solución que permite conocer, a tiempo real, datos como el aforo, la posible generación de alarma, detección de salas vacías u ocupadas o las áreas ya desinfectadas ese día por el servicio de limpieza. Asimismo, para facilitar el fichaje de los trabajadores y cumplir con la obligación legal del control de horarios, han desarrollado un sistema basado en la huella biométrica del smartphone de manera que los empleados pueden fichar desde su teléfono móvil sin tener que tocar superficies comunes y sin que nadie pueda suplantar la personalidad del trabajador. 

Trabajo flexible y jornadas presenciales de cuatro días

Así contado, hace unas semanas podría parecer que hablábamos de la oficina del futuro, pero es la realidad actual que están afrontando muchas empresas para cuando acabe la desescalada, especialmente las grandes. Valga como ejemplo el caso de Vass, empresa nacional especializada en soluciones digitales que cuenta con un total de 1.400 empleados repartidos por todo el mundo. Aquí se ha diseñado un meticuloso plan con el que quieren retomar su actividad habitual pero garantizando al 100% la seguridad de los empleados y los clientes.

En su configuración ha trabajado un equipo durante las últimas semanas. Raquel Morel ha formado parte del mismo y ella es quien explica alguna de las líneas generales. Lo primero que se ha tenido en cuenta ha sido la incorporación gradual y voluntaria al puesto de trabajo, excepto los viernes, que le ha sido impuesto a todo el Grupo el teletrabajo. “Aquellos que tengan la necesidad de conciliar por tener personas mayores a su cargo o niños podrán seguir teletrabajando y venir a la oficina solo cuando lo consideren necesario”, dice. “Esto es importante, sobre todo para la mujeres porque esta crisis ha puesto de manifiesto más que nunca la brecha salarial, de manera que si alguien tiene que renunciar a un empleo para hacerse cargo de los niños, el que se sacrifica es el salario más bajo, que suele ser el de la mujer”, dice. Además de la flexibilidad laboral se han implantado aforos reducidos que nunca podrán acoger a más de 50% de los trabajadores. Para ello han retirado sillas, se han redistribuido los espacios y asignado puestos de trabajo concretos. La gestión para solicitar el regreso y acceder a los espacios, se lleva a cabo a través de una app creada por ellos mismos, VASSapp.

Ya como medidas de higiene y de prevención sanitaria se han duplicado las horas del servicio de limpieza, han implantado un sistema de detección de temperatura, el uso imprescindible de las mascarillas o la firma de una declaración responsable que confirme no haber tenido síntomas del virus covid-19 o haber estado en contacto con personas contagiadas los 15 días anteriores a la incorporación. Asimismo, será obligatorio realizar un curso de aspectos generales del SARS-Cov-2.

El plan adoptado por VASS se aleja bastante a la visión que tiene Miguel Arenas, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). Él habla de un modelo de oficina tipo "panal de abejas", en la que cada trabajador quedará aislado de sus compañeros.

Pero Jaime Salvá, arquitecto, disiente de ese nuevo modelo de oficina repleto de mamparas y barreras arquitectónicas. Piensa que la tendencia será a espacios mucho más iluminados, mejor ventilados, con una buen aislamiento acústico, con un predominio de materiales naturales y colores neutros y con aparcamientos para bicicletas, motos y patinetes eléctricos. “Se trata de añadir valor al trabajo presencial cuando sea necesario, no de restarlo”, concluye.