Las 3 herramientas digitales que permiten ganar competitividad empresarial

VALÈNCIA. Impulsar la transformación digital de las empresas de la Comunitat Valenciana a través de herramientas digitales y de innovación que logren unir tanto el plano físico, encarnado en dispositivos, materiales, productos, maquinaria e instalaciones, con el plano digital, sistemas de software. Este es el objetivo del proyecto “Industrias inteligentes; el desafío digital del futuro” que lidera la Agencia Valenciana de la Innovación (AVI) y organiza el Colegio Oficial de Ingenieros Industriales de la Comunitat Valenciana (COIICV).

Tal y como destaca el vicepresidente ejecutivo de la AVI, Andrés García Reche, “puesto que la innovación requiere siempre, en mayor o menor medida, la incorporación del conocimiento especializado en el seno de las empresas, la fortaleza del sistema de innovación y la eficacia de las conexiones entre los distintos agentes que lo componen (universidades, institutos tecnológicos, centros de investigación o los propios colegios profesionales) resulta absolutamente esencial para garantizar que dicho proceso de innovación tenga éxito”.

Y por ello, el COIICV cuenta con agentes de innovación que van a amplificar y dinamizar este proyecto, a la vez que con empresas punteras en transformación digital.

En palabras de la presidenta del COIICV-Valencia, Eva Marco Ginestar “los colegios profesionales somos el eslabón perfecto entre los sistemas de innovación y las compañías y profesionales que la están abordando. Por ello, animo a todas las compañías a participar en este proyecto que sembrará el camino de la transformación digital y que es totalmente gratuito. Es un tren que las compañías no deben perder porque está en juego su propia supervivencia como entidades. Las compañías que se habían transformado digitalmente son aquellas que mejor están resistiendo los envites de la COVID-19”.

El principal beneficio de la digitalización certificada es el ahorro de tiempo y dinero para las compañías desde el primer clic

Y para impulsar esta transformación digital, los expertos hablan de tres herramientas que son condición sine quan non; digitalización certificada, ciberseguridad y software para su gestión.  

Digitalización certificada 

El CEO de Klikair Technologies, compañía que desarrolla el entorno KlikTicket, tanto en escritorio como en app, Juanra Domenech destaca que “la transformación digital es comparable a la primera revolución industrial cuando los procesos manuales se automatizaron con máquinas que eran capaces de producir los productos que se manufacturaban manualmente. En la transformación digital lo que hacemos es automatizar los trabajos de cuello blanco, trabajos administrativos y repetitivos”.

La digitalización certificada, en este proceso, mejora la productividad de cualquier tipo de compañía, integración con su ERP y de asesoría, acceso a la información de forma deslocalizada, favorece el teletrabajo y eliminación del papel y contribuye al cuidado medioambiental y sostenibilidad.

Pero el principal beneficio es el ahorro de tiempo y dinero para las compañías desde el primer clic de cada factura, ya que la digitalización certificada logra un retorno sobre la inversión (ROI) del 395%.

Recomienda a las compañías “que no se lo piensen ni un segundo más, porque cada segundo supone perder competitividad frente a las empresas que sí que han optado por la digitalización. Que inicien el proceso progresivamente, con una hoja de ruta establecida, y que lo incorporen como una inversión y no como un gasto, porque realmente es así. Que consideren la digitalización no solo el tener una web o comercio electrónico, porque la digitalización abarca todas las áreas de la empresa, así que establezcan aquellas que son prioritarias para cada caso particular”.

Juanra Domenech: “Recomiendo a las compañías la digitalización porque las que no lo hacen pierden competitividad cada segundo”

¿Qué tips deben conocer las compañías sobre la digitalización certificada?

• Por qué digitalizar. La no digitalización supone un proceso manual y personal de procedimientos que son susceptibles de optimizarse con tecnología como los envíos de tickets, pasar facturas a hojas de Excel o desplazamientos a la agencia de paquetería.
• La digitalización certificada, sólo se puede lograr a través de un software homologado que capture el documento y extraiga los datos contables. Los datos quedan anexados al documento capturado. Y este documento digital se guarda con un certificado cualificado que la Agencia Tributaria otorga a la empresa de software homologado.
• Ventajas de la digitalización certificada. Supone notables ventajas como la mejora de la productividad, o la integración de programas ERP y asesoría. Así como el acceso a la información de forma descentralizada favoreciendo el teletrabajo y la conciliación pero la más importante es el ahorro de tiempo y dinero desde el primer clic.
• Herramientas digitales. A través de apps como el entorno KlikTicket en breves segundos el lector óptico rellena los datos por la persona. Se pueden agrupar los datos en torno a eventos. Así mismo hace los extractos de gastos y los envía al departamento de administración. Y se puede solicitar un anticipo al responsable. Es multiempresa, multidivisa y multiidioma.

Ciberseguridad

Para mostrar las pautas que las compañías deben seguir en cuanto a cibeseguridad, el COIICV ha contado con Daniel Espinós, CEO de Idacom, consultora TIC especializada en sistemas de seguridad informática. 

La transformación digital debe ir de la mano de la seguridad digital para crecer en la misma dirección, evitar problemas en el futuro y que las compañías dediquen su tiempo a mejorar la productividad.

Daniel Espinós: “Siguiendo estos puntos no necesitas ser un super especialista para que tu empresa esté segura”

Los aspectos esenciales que se deben tener en cuenta, según el CEO de Idacom, son la formación a los trabajadores, cómo tener una red segura o la configuración básica de seguridad en los mails o en los dispositivos portátiles. También los backups y cómo configurarlos, qué tipo de antivirus necesita cada empresa, o la importancia de instalar parches de seguridad. O el control de acceso a los sistemas  y su testeo, los estándares de cumplimiento y el plan de chequeos anuales.

Destaca además que, el papel de las personas, tanto en los procesos de transformación digital como de implantación de la cibeseguridad son muy importantes. “En el caso de la ciberseguridad es esencial que la gente esté mentalizada para este tipo de cambios. En implementaciones de seguridad, normalmente empresas que nunca han tenido en cuenta la seguridad, los cambios, por pequeños que sean suelen costar al principio”.

Daniel Espinós recomienda a las compañías para iniciar el cambio a industrias inteligentes que se analicen bien todos los procesos que se quieren mejorar “y que busquen un profesional que les asesore sobre la digitalización. Es muy importante realizar un buen análisis preliminar y trabajar codo con codo con la empresa, para que todo llegue a buen puerto”.

Daniel Espinós: “Resulta más caro el no digitalizarse porque con la digitalización optimizas todos los procesos”

¿Qué tips deben conocer las compañías sobre la seguridad digital?

Formación a los trabajadores: Las personas que conforman la plantilla de las compañías son el core de la empresa. Formar en seguridad digital a las personas que trabajan en nuestra compañía en torno a tres o cuatro parámetros básicos es más seguro que invertir en la mejor tecnología digital.

Redes seguras con cortafuegos que bloquee los virus. No sirve un simple router porque no salvará a las compañías de un ciberataque. Y son necesarias las redes de invitados para personas ajenas a la empresa.

Emails: Configuración básica de seguridad: La mayoría de empresas no tienen correctamente configurada la spf. Por tanto es importante configurarla correctamente  y procurar securizar las comunicaciones de la compañía para que nadie pueda suplantar la identidad de la misma. Recomiendan además no exceder las suscripciones a newsletters no profesionales.

Backups para contar con la máxima seguridad es necesario tener un hibrido entre servidores virtuales y no virtuales. Las compañías deben planificar las copias diarias, mensuales y externa.

Hay que analizar en qué situación está la empresa y definir su necesidad, y a partir de ahí asesorar en qué tecnología necesita

Endpoint, se debe evitar el antivirus de Windows y los gratuitos. Y se debe contar con una unidad centralizada para ver el estado de todos los equipos y que esta funcione con Inteligencia artificial. En este sentido, no es importante el precio del antivirus ya que ante un ataque el valor de lo que se pierde es mucho mayor.

Control de accesos a los sistemas. Las compañías no pueden limitarse a tener herramientas antispam, deben tener un doble factor de autenticación.

Testeo de los sistemas. En este sentido es muy importante simular un ciberataque y hacer un test anual.

Software en ciberseguridad

También sobre software que puede evitar estos ataques habló Vicente Ruiz, CEO de GDX Group, consultora tecnológica que ayuda a las organizaciones a abordar con éxito la transformación digital, Vicente Ruiz que explica como DocuWare proporciona un software de gestión documental en la nube y la automatización de flujos de trabajo y cómo permite digitalizar, proteger y trabajar con documentos empresariales y a continuación optimizar los procesos que impulsan los negocios.

Vicente Ruiz: “La clave no es sustituir sino convivir. Liberar de tareas que no tengan valor añadido a las personas para que se dediquen a tareas creativas”.

Este software permite “una oficina sin papel pero con flujos de trabajo, así como reducir la duración y la incertidumbre de los procesos, de tal manera que el equipo puede concentrarse en el trabajo que realmente impulsa la productividad y los beneficios”, destaca.

En este sentido subraya que “la tecnología se ha democratizado para permitir tener acceso a ella a las pymes. Existe una falsa creencia de que la tecnología es cara, cuando lo caro es no implementarla. En este sentido, todos nuestros proyectos van acompañados de un estudio del ROI precisamente para mostrar no sólo las ventajas en términos de eficiencia sino también en términos económicos”. 

Vicente Ruiz; “Las compañías deben buscar la eficiencia y no dedicar tiempo a tareas repetitivas”

Y como recomendaciones a las empresas para que este proceso sea positivo, Vicente Ruiz explica que “es necesario que se apoyen en una consultora que les pueda asesorar sobre las diferentes tecnologías que hay en el mercado y que sean capaces de realizar un análisis de la situación actual de la empresa. A partir de ahí se trata de elaborar un plan de transformación digital personalizado. Cada empresa tiene una realidad y unas necesidades”.  

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