Los viajes de empresa, un reto a optimizar en la cuenta de resultados 

VALENCIA Las empresas valencianas, empujadas por la situación del mercado español y por su propia madurez están incrementando las relaciones internacionales de forma espectacular lo que las obliga a tener que abrir mercados fuera de España y a viajar al exterior, de forma constante.

Los últimos datos sectoriales, indican que el crecimiento de este segmento está en los últimos años entre el 3 y el 5%, y prevé un crecimiento sostenido de los gastos de viajes de empresa superiores en algunos casos al 6%. Un crecimiento de este estilo es significativo de la internacionalización a la que se está acudiendo en estos momentos y que seguramente seguirá en los próximos 10 años, afianzado las relaciones internacionales en todos los sentidos, y fraguando una actividad internacional que no se destruirá, sino que se incrementará. 

Ya no solo hablamos de exportación, sino de internacionalización, la creación de estructuras estables fuera de nuestro territorio, delegaciones, fabricas, centros de gestión o de comercialización, centros de producción… ya forma parte del ADN de muchas empresas entender que el mercado se ha globalizado a unos ritmos insospechados hasta hace poco, y no estar en él puede representar la desaparición.

Mantener equipos humanos desplazándose constantemente, ha enfrentado a las empresas a tener que analizar como optimizar esta nueva partida de gastos para optimizar su gestión. Además, los sistemas de compra y reserva se multiplican. Hoy el cliente tiene múltiples opciones o vías para adquirir el servicio, y se enfrenta a infinidad de tarifas con condiciones y requisitos diferenciados, lo que le genera mayor dificultad para tener certeza de elegir la mejor opción. Un mismo producto o servicio puede tener distintos precios según la vía de compra. 

La variedad de precios, la volatilidad de los mismos en tiempo real, condiciones, limitaciones de las ofertas, letra pequeña de las reservas y adquisición de servicios, reglamentación que afecta a los productos y servicios relacionados con los viajes, las dificultades existentes a la hora de resolver un conflicto internacional ante una reserva, todo ello crece exponencialmente.

Y la preocupación por dar a los trabajadores y directivos que se desplazan seguridad y cobertura, a la vez que confort y comodidad que minimice el impacto y el stress que esta dinámica genera. Es un polinomio difícil de resolver, donde entran muchos factores en cuenta, y en el que la industria del turismo debe aportar cada vez mejores soluciones, afianzando y apoyando esa internacionalización de nuestras empresas.

Por ello, ante una internacionalización cada vez más estable en nuestras empresas, y las variables que mencionamos:  

• incremento del número de alternativas, 
• incremento de los sistemas y caminos de adquisición de servicios, 
• incremento de la oferta y condiciones regulatorias de dichas ofertas, 
• variabilidad de precios en tiempo real de forma constante
• la necesidad de ofrecer seguridad y confort a quienes se desplazan
• y la necesidad de crear políticas de gestión y compra para dotar de presupuestos estables y controlados a las empresas.

Ante este escenario actual y futuro, el cliente y la empresa principalmente, va a necesitar intermediadores eficaces que resuelvan adecuadamente estos factores y le aporten seguridad, confianza, y competitividad en la gestión de sus crecientes costes de viajes. Además, van a necesitar gestores con capacidad de resolver los problemas post venta que le surjan. Será necesario el Asesor/gestor de viajes. Personas cualificadas, dotadas de tecnología Premium, capaces de interpretar lo que ven, capaces de buscar, filtrar y asesorar a su cliente, localizándole la mejor opción, ahorrándole tiempo, dinero y disgustos por posibles errores que pueda cometer en sus reservas.

Además de ofrecerle un servicio post-venta, necesario cuando el cliente deba enfrentarse a problemas no previstos, y ayudarle en su planificación estratégica y de costes, gracias a una óptima gestión de la información. Los players del alojamiento y el transporte, deben igualmente mejorar su oferta, facilitar la interacción con el cliente, ofrecerle ventajas y valor diferenciado, competir en resolver eficientemente las nuevas necesidades, y todo ello sin perder calidad ni competitividad. Y apuntarse a esa globalización que permita dar solución en cualquier lugar al nuevo cliente “globalizado” que está generando la empresa moderna. Estamos ante la era de “a cualquier hora” y “en cualquier lugar”.

Por otro lado, la empresa requiere tener información detallada y en tiempo real de sus gastos, dentro de un análisis y de una información estructurada para poderla interpretar. Por áreas de negocio, destinos, departamentos, filiales, centros de costes, usuarios, por productos…. Y lo que significaría poder integrar toda esta información con una planificación de compras, una política de empresa en este sentido, que le diera mayor fiabilidad a sus presupuestos.

Todo ello sin olvidar que el principal “afectado” de esta dinámica no son los departamentos de control financiero o de costes de la empresa, sino los protagonistas de las mismas que viajan incansablemente para que la empresa alcance la dimensión y el éxito que busca.

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*Presidente de Grupo Gheisa