El tejido empresarial español está compuesto mayoritariamente por empresas familiares. Uno de los mayores retos a los que una empresa familiar se enfrenta es la sucesión y pervivencia de generación en generación. Muchas de ellas fracasan en el intento, lo que avoca a su desaparición. Entre otros, uno de los elementos que pueden ayudar a facilitar este relevo y pervivencia es el Protocolo Familiar.

Un Protocolo Familiar es un acuerdo privado entre los miembros de una sociedad o grupo empresarial familiar que regula diversos aspectos del grupo. Se trata de un documento clave a la hora de gestionar la empresa familiar y, especialmente, la relación entre los miembros entre sí y con la empresa. 

El objetivo principal del protocolo familiar debe ser el de establecer con claridad y contundencia el conjunto de normas que: (i) vele por la viabilidad y continuidad del grupo empresarial familiar y su cultura; (ii) actúe como elemento cohesionador de la familia, alineando expectativas, intereses y generando una visión compartida; y (iii) evite y prevenga disputas internas (presentes y futuras) y en caso de haberlas proponga soluciones objetivas y pactadas previamente. 

En cuanto a los retos existentes para poder abordar su implementación, los principales son: (i) alcanzar un amplio consenso, clave a efectos de que la implementación sea un éxito (ii) mitigar las diferencias en expectativas, intereses y visiones que pueden desencadenar disputas internas; y (iii) hacer partícipes e involucrar a todos los miembros de la familia.

Para superar estos retos, es importante que las empresas familiares sepan reconocer las virtudes y bondades de esta herramienta, planifiquen recursos para su ejecución (principalmente tiempo). Es imprescindible la intervención de un asesor con experiencia que pueda estructurar el proceso, garantizar la objetividad (frente a las emociones) y ayude a la consecución del consenso necesario, estableciendo y dirigiendo las acciones a tomar a lo largo de todas las etapas, desde la reunión inicial hasta su implementación. 

A efectos de entender bien el proceso, es muy útil detenerse a analizar la línea temporal del mismo (ver. Figura), la cual se divide en cuatro fases diferenciadas. La fase inicial o preparatoria tiene principalmente dos objetivos clave: en primer lugar, hacer acopió de la documentación societaria necesaria; y, conocer la opinión de todos los miembros de grupo empresarial familiar sobre las cuestiones clave que afectan a la Sociedad. 

Esta fase incluye entrevistas y cuestionarios para los miembros del grupo empresarial familiar, y es fundamental para poder conocer y alinear los intereses de los socios, teniendo en cuenta siempre el objetivo común: proteger la viabilidad y desarrollo del grupo empresarial familiar. 

De la información extraída se establecerá (bajo el asesoramiento de un experto): 

a) la elección y funcionamiento de los órganos de gobierno (junta general, órgano de administración, asamblea familiar, consejo de familia, etc.), sus reglas de acceso, composición, turno y/o retribución, así como su régimen de mayorías.

Especial mención merecen los órganos familiares (asamblea y/o consejo) que aseguran la representación de todas las ramas familiares, profesionalizan a la familia y aportan un espacio de comunicación y consenso entre los miembros, lo que facilita la alineación de intereses y fortalece la unión de la familia;

b) La regulación de las relaciones laborales y comerciales con miembros de la familia; 

c) El régimen de transmisión de acciones o participaciones sociales y en general la política de desinversión; 

d) las políticas de dividendos, financiación, auditoría y aprobación de estados financieros; 

e) otros compromisos adicionales tales como, pactos de no competencia, permanencia, exclusividad, regulación de los derechos de propiedad intelectual, confidencialidad, así como en su caso compromisos en materia de previsión social (seguros de vida, etc.); y

f) las consecuencias del incumplimiento del protocolo, así como la resolución de conflictos. 

El resultado de esta fase es establecer una visión compartida del grupo empresarial y su cultura, sobre la que pivote el desarrollo de las siguientes fases (negociación, ejecución e implementación). 

Posteriormente se abre la fase de negociación, en esta fase se ponen en común las opiniones individuales de los miembros del grupo empresarial familiar, planteando reuniones individuales y analizando las inquietudes de cada uno. Esta fase finaliza con la propuesta del protocolo familiar y una reunión grupal para comentarlo y analizarlo en detalle.

Por último, pasaríamos a la fase de ejecución y formalización, para lo que se recomienda su elevación a público ante Notario (si bien no es obligatoria), ya que aporta mayor formalidad y seguridad jurídica, facilita su oponibilidad freten a terceros, así como confiere solemnidad y refuerza el compromiso de los miembros de la familia. Por último, la última fase es la implementación de las actuaciones recogidas en el protocolo familiar velando por su cumplimiento y teniendo en cuenta que el documento debe estar vivió y por tanto puede ser objeto de necesarias actualizaciones. 

Por último, es importante tener en cuenta que, la implementación de esta herramienta puede suponer una reestructuración societaria (previa o posterior), por lo que es fundamental contar con un asesoramiento especializado mercantil y tributario. 

 Fernando Antón es socio del área mercantil de Anaford